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In che modo il sistema IVR è vantaggioso per le comunicazioni aziendali?

Aggiornato il 13 Feb 2023 by
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FS VoIP Solution

In un'azienda in salute, il volume delle chiamate è normalmente elevato e ciò rappresenta una grande opportunità per intercettare i clienti e convertirli in vendite. Per questo motivo, il titolare dell'azienda ha bisogno di un sistema IVR da implementare nel suo sistema telefonico aziendale per gestire con successo le chiamate dei clienti e aumentare la loro soddisfazione. In questa guida approfondiremo che cos'è il sistema IVR e quali sono i suoi vantaggi per le comunicazioni aziendali.

Che cos'è il sistema IVR?

L'IVR, o Interactive Voice Response, è una tecnologia di risposta vocale automatica che consente di interagire con i chiamanti e di raccogliere informazioni offrendo loro delle scelte attraverso un menu. I telefoni VoIP supportati dai sistemi IVR consentono ai clienti di interagire con un computer prima di essere messi in contatto con un rappresentante, oltre a raccogliere automaticamente informazioni sulla richiesta del cliente che risponde semplicemente ripetendo una delle opzioni date prima di essere trasferito al reparto giusto.

La tecnologia IVR può trasferire le chiamate al reparto prescelto selezionando diverse opzioni, aiutando a risparmiare molto tempo e a migliorare l'esperienza dei clienti. Il contenuto del sistema IVR può essere generato digitalmente o preregistrato manualmente. È progettato per identificare le richieste ed evitare attese eccessive. Un sistema di chiamata IVR ben congegnato è di vitale importanza per qualsiasi azienda, poiché può influire notevolmente sulle prestazioni del servizio clienti e ridurre i costi.

IVR System

Sei vantaggi importanti del sistema IVR

Migliorare le prestazioni dell'agente

Uno dei vantaggi più importanti dei sistemi IVR è che la tecnologia IVR può semplificare i compiti degli agenti gestendo problemi minori e diminuendo il numero di chiamate che gli agenti gestiscono, risparmiando il loro tempo per gestire meglio i problemi più complessi, portando a servizi di call center più efficienti e produttivi.

Migliorare l'esperienza del cliente

Un sistema IVR può evitare che le chiamate attendano troppo a lungo per ricevere un agente in carne e ossa. Se progettato correttamente, ogni fase del sistema IVR può fare la differenza. L'IVR non solo è in grado di fornire ai chiamanti le informazioni che stanno cercando, ma è anche in grado di determinare le loro esigenze in modo che possano essere trasferiti all'agente giusto al primo tentativo, in modo che i loro problemi possano essere affrontati in modo appropriato, fornendo un'esperienza fluida ed efficiente per i chiamanti.

Include l'opzione di richiamo

È risaputo che ai clienti non piace aspettare in attesa. Un'indagine mostra che oltre il 60% dei consumatori ritiene che anche un solo minuto di attesa sia eccessivo e quasi due terzi dei clienti preferiscono essere richiamati.

Quando si deve affrontare un elevato volume di chiamate in entrata i sistemi di telefonia aziendale con le chiamate IVR possono offrire l'opzione di richiamo per evitare di peggiorare l'esperienza del servizio clienti. Il sistema funziona inviando all'agente alcune informazioni correlate, in modo che l'agente possa richiamare in un momento meno affollato, tra cui il numero di telefono del chiamante ed eventualmente la data e l'ora preferite.

Risparmiare soldi e tempo

Un sistema IVR può far risparmiare tempo sia ai dipendenti che ai clienti, consentendo a chi chiama di servirsi autonomamente di un menu automatico e di messaggi preregistrati. Con un servizio automatico professionale, non sarà necessario assumere un gran numero di agenti per gestire numerose richieste di base, risparmiando così molti costi di assunzione. Inoltre, aiuta a fidelizzare un maggior numero di clienti, ad aumentare le conversioni e a incrementare le vendite.

Fornire un servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Un sistema IVR consente di fornire servizi ai clienti in qualsiasi momento, anche quando gli agenti non sono disponibili. Rende accessibili le informazioni di base anche al di fuori del normale orario di lavoro. Anche se non avete agenti disponibili al di fuori del normale orario di lavoro, i chiamanti possono comunque interagire con i sistemi IVR e servirsi da soli attraverso il menu automatico, contribuendo così ad aumentare la credibilità dell'azienda.

Costruire un'immagine aziendale migliore

Le chiamate vocali possono essere un punto di contatto importante tra i clienti e i brand. Un sistema telefonico aziendale ben costruito può rafforzare il rapporto, mentre un'esperienza di chiamata scadente può indebolire la fedeltà al marchio. Un sistema IVR può contribuire a costruire un'immagine aziendale professionale grazie a tutti i vantaggi che offre. Contribuisce a creare un'immagine aziendale capace e altamente efficiente nel gestire un elevato volume di esigenze dei clienti.

Come impostare con successo i sistemi IVR per il vostro telefono aziendale?

Per inoltrare in modo efficiente i chiamanti all'agente giusto, è necessario prestare attenzione a tre fattori quando si configurano i sistemi telefonici aziendali IVR.

1. Creare un menu IVR sistematico

Si suggerisce di iniziare con categorie generali che si svilupperanno in categorie più dettagliate man mano che il chiamante naviga nel menu, in modo da fornire un'esperienza chiara e fluida al cliente.

2. Non dimenticare di includere l'interazione umana

C'è ancora la possibilità che alcuni clienti non vogliano essere serviti da questa tecnologia IVR ed è per questo che è necessario interagire con un agente in carne e ossa e non si vuole che questa opzione sia l'ultima del menu.

3. Includere sempre un'opzione di richiamo

Proprio come i risultati del sondaggio di cui sopra, l'opzione di richiamata è molto importante per fidelizzare i clienti. Un sistema IVR con funzione di callback consentirà ai vostri agenti di raggiungere i precedenti chiamanti e di continuare a gestire le loro richieste, lasciando al cliente un'ottima impressione del marchio.

Il sistema IVR di PBX FS può essere configurato in modo flessibile in base agli scenari di utilizzo effettivi, in modo da poter indirizzare i chiamanti ai reparti o alle segreterie telefoniche desiderati. Inoltre, supporta fino a 500 utenti SIP e 60 chiamate contemporanee con IVR multilivello e segreteria/registrazione vocale, per potenziare le comunicazioni VoIP aziendali.

IVR of IP PBXs

Conclusioni

Il sistema IVR può avere una grande influenza sull'efficacia della comunicazione aziendale e persino sulle vendite. Se volete rendere più funzionali i vostri sistemi telefonici aziendali, dovete assolutamente prendere in considerazione IVR al momento della configurazione dei vostri sistemi telefonici.

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