Sistemi telefonici PBX e VoIP: Come scegliere quello giusto?

Il sistema PBX e il sistema telefonico VoIP sono due tipi principali di sistemi telefonici applicati alle comunicazioni aziendali. PBX o VoIP, quale scegliere per un sistema telefonico aziendale? In questo articolo verranno chiarite le differenze tra questi due sistemi telefonici aziendali e i consigli per scegliere quello giusto. Iniziamo con le basi di PBX e VoIP.

PBX e VoIP: definizione di base

PBX (Private Branch Exchange) è un sistema telefonico aziendale che collega i telefoni fissi degli uffici all'interno della stessa rete, consentendo ai dipendenti di un'azienda di effettuare chiamate tra loro e di trasferire gratuitamente le chiamate. In genere esistono tre tipi di PBX: PBX tradizionale, PBX IP e PBX cloud. I sistemi telefonici IP PBX sono in grado di fornire soluzioni UC (Unified Communication) di livello aziendale con IVR (Interactive Voice Response) multilivello per aziende di diverse dimensioni.

Figura 1: PBX tradizionale on-site

VoIP (Voice-over-Internet Protocol) è una tecnologia utilizzata per trasmettere dati vocali tramite una connessione Internet. I sistemi telefonici VoIP prendono la voce, la trasformano in file di dati, li comprimono e li convertono in pacchetti di dati. Tutto questo avviene in tempo reale, praticamente all'istante. Questi pacchetti vengono inviati via Internet a un provider VoIP. Il provider li converte e li invia all'altro telefono. La qualità del suono del VoIP può essere influenzata dalla larghezza di banda e dal dispositivo utilizzato, ma oggi vengono offerti diversi protocolli e codec per garantire una qualità audio HD. I sistemi telefonici VoIP sono in grado di fornire comunicazioni vocali ad alta fedeltà, affidabili, sicure e scalabili per piccole e grandi imprese.

Figura 2: Sistema telefonico VoIP nel cloud

PBX vs VoIP: Quali sono le differenze?

PBX vs VoIP: Investimento iniziale

Con i sistemi telefonici VoIP, l'hardware principale in cui è necessario investire è il telefono IP. Per ridurre ulteriormente i costi iniziali, è possibile utilizzare cuffie USB con i computer. Tuttavia, l'installazione di sistemi PBX in loco è un grande progetto e richiede un grande investimento iniziale. Sono necessari gruppi di continuità, router costosi, gateway VoIP, software e altro hardware.

PBX vs VoIP: Infrastruttura

I sistemi telefonici VoIP richiedono un cablaggio Cat5 o superiore per il funzionamento di ciascun dispositivo. Oltre al cablaggio, il traffico telefonico VoIP si appoggia alla rete dati esistente. Inoltre, i telefoni VoIP dovranno essere collegati a uno switch dati, per cui sarà necessario disporre di porte aggiuntive, preferibilmente PoE. Pertanto, prima di implementare un sistema VoIP, è necessario prendere in considerazione molti fattori. I sistemi telefonici aziendali PBX possono utilizzare la Cat3 e non influiscono sulla rete dati.

PBX vs VoIP: Manutenzione

Il provider gestisce tutti i sofisticati hardware e software dei sistemi VoIP. Ma con il PBX, il vostro team IT sarà impegnato. Dovrete infatti gestire il sistema, aggiornarlo e monitorarlo. Se qualche funzione smette di funzionare, il personale deve risolvere i problemi e risolverli.

PBX vs VoIP: Scalabilità

Un sistema telefonico aziendale VoIP può essere scalato rapidamente. Poiché i sistemi telefonici aziendali VoIP sono in genere basati su licenza, una volta aggiunta la licenza viene creato l'interno. Con i centralini telefonici a schede, non è così semplice. È necessario aggiungere altre linee telefoniche e installare nuovo hardware. Per i nuovi uffici, è necessario installare un sistema PBX completamente nuovo.

PBX vs VoIP: Compatibilità

Con i sistemi VoIP, è possibile utilizzare telefoni IP o normali telefoni fissi con un adattatore. Gli agenti possono persino utilizzare i propri dispositivi mobili o un'applicazione softphone sul proprio computer. PBX vs. VoIP: un PBX tradizionale può funzionare solo con telefoni che possono funzionare come telefoni proprietari, quindi spesso ci sono problemi di compatibilità.

PBX vs VoIP: Costi di gestione

I fornitori VoIP seguono in genere un modello di abbonamento. Mentre i costi di gestione dei centralini telefonici in loco dipendono dalla configurazione, comprese le licenze software, le spese di manutenzione e di servizio, le spese di aggiornamento e la bolletta telefonica. I costi della linea telefonica fissa aziendale dei soli sistemi PBX possono normalmente essere fino al 60% più costosi di quelli dei sistemi telefonici VoIP.

Consigli per la scelta del giusto sistema di telefonia aziendale

Come scegliere tra PBX e sistema VoIP? È necessario considerare le dimensioni dell'azienda, l'ambiente di rete complessivo, le spese totali, il funzionamento e la manutenzione. Rispondete alle seguenti domande e fate una scelta ponderate prima di scegliere il sistema giusto sistema telefonico aziendale.

1. A quanto ammonta il vostro budget per il sistema telefonico aziendale?

I costi di installazione e gestione di un sistema telefonico VoIP sono molto inferiori a quelli di un sistema PBX. Come già detto, l'installazione di un centralino in loco è un'impresa costosa. I sistemi VoIP eliminano la necessità di hardware aggiuntivo, poiché il servizio è alimentato da una connessione a banda larga.

2. La connessione di rete della vostra azienda è sufficientemente stabile?

I sistemi telefonici VoIP più utilizzati al giorno d'oggi richiedono una connessione Internet stabile e veloce. Pertanto, un sistema PBX tradizionale potrebbe essere migliore per le comunicazioni aziendali se la connessione di rete della vostra azienda è per lo più instabile.

3. Disponete di personale informatico interno per la manutenzione dei sistemi telefonici aziendali?

Se disponete di personale IT con le competenze necessarie e preferite il massimo controllo sul vostro sistema telefonico aziendale, un sistema PBX on-premise è un'ottima scelta. Per le piccole imprese o le start-up che non dispongono di risorse informatiche, un sistema telefonico VoIP vi farà risparmiare molto tempo e fatica, poiché tutto è affidato al fornitore del servizio.

4. La vostra azienda prevede cambiamenti significativi nel personale nel prossimo futuro?

Se la risposta è sì, un sistema telefonico VoIP è adatto alla vostra azienda. Come già detto, PBX vs VoIP è molto più facile da scalare rispetto a un sistema PBX. Di conseguenza, i sistemi telefonici VoIP sono particolarmente vantaggiosi per business stagionali con esigenze di comunicazione fluttuanti o per le start-up in rapida crescita.