Sistema di telefonia VoIP per aziende: Guida per principianti

Un sistema telefonico VoIP per aziende può aiutare le imprese di ogni dimensione a operare in modo efficace mentre i dipendenti lavorano a distanza e a mantenere la flessibilità di scala per la crescita. Prima di scegliere un sistema VoIP per la vostra azienda, devono essere chiari alcuni fattori importanti, come la definizione di base e il modello di funzionamento del sistema telefonico aziendale. Questa guida vuole essere un aiuto per orientarvi.

Cosa è un telefono VoIP per aziende?

Il telefono VoIP per aziende è un tipo di telefono che utilizza la tecnologia IP per trasmettere le chiamate. Può essere sotto forma di hardware digitale specializzato o di un programma (in esecuzione su un computer o un dispositivo mobile) con le stesse funzioni. Un telefono VoIP per aziende prende il suono generato dall'utente con il microfono e il ricevitore e lo converte in pacchetti di dati. Quindi invia i dati attraverso Internet. Dall'altra parte, il telefono decomprime i dati e li riproduce per farli ascoltare all'altra persona.

Come funziona un sistema VoIP per aziende?

Un sistema telefonico VoIP per aziende è una tecnologia che consente di effettuare chiamate telefoniche attraverso una connessione Internet invece che attraverso una normale linea telefonica fissa o una rete mobile. Converte i segnali vocali analogici in segnali digitali attraverso la vostra connessione a banda larga.

Una volta che si dispone di una connessione Internet ad alta velocità, compresi un router e un modem, si è pronti a utilizzare il VoIP. Il sistema telefonico VoIP per aziende può facilitare le chiamate tra altri telefoni o verso un'altra compagnia telefonica. Inoltre, offre altre funzioni utili come la segreteria telefonica, il trasferimento di chiamata, la registrazione delle chiamate e altro ancora.

Figura: Sistema telefonico aziendale VoIP

Perché usare i sistemi telefonici VoIP per aziende?

Un sistema telefonico VoIP per aziende è una soluzione ideale per fornire ai datori di lavoro e ai dipendenti un servizio telefonico affidabile con due vantaggi principali.

Maggiore efficienza

Il VoIP può migliorare il flusso di lavoro del vostro team grazie a un concetto noto come Unified Communications (UC). Senza l'utilizzo di diverse applicazioni, la piattaforma di comunicazione della vostra azienda è completamente integrata. Inoltre, con un sistema telefonico VoIP i dipendenti non sono più legati alle loro scrivanie. Il personale remoto può rispondere alle chiamate di lavoro utilizzando semplicemente un'applicazione VoIP per il proprio smartphone. Grazie a queste caratteristiche, i sistemi telefonici VoIP per le aziende possono aumentare notevolmente l'efficienza del lavoro da qualsiasi luogo.

Costi ridotti

Un modo in cui le aziende possono realizzare significativi risparmi sui costi è l'adozione di un sistema telefonico VoIP per imprese. Le reti VoIP, caratterizzate da una connessione a banda larga che consente di trasmettere sia la voce che i dati sullo stesso canale, eliminano la necessità di hardware e cablaggi fisici in loco, necessari per un centralino tradizionale. Inoltre, le chiamate VoIP sono molto più economiche rispetto alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN) o alla tradizionale rete telefonica a commutazione di circuito. Un sistema telefonico VoIP per il servizio aziendale può anche aiutare a ridurre altre spese correnti, come le tasse, le riparazioni e le spese di manutenzione.

Di quali apparecchiature avete bisogno per un centralino VoIP?

Oltre alla configurazione internet esistente, comprendente un modem e un router, per far funzionare un sistema telefonico aziendale VoIP è necessario investire in due categorie di nuove apparecchiature: telefoni VoIP e cuffie VoIP.

Telefoni VoIP

I telefoni VoIP sono apparecchiature importanti nel sistema telefonico VoIP per le aziende. Non hanno bisogno di essere collegati a una presa di corrente, a differenza dei telefoni fissi, e possono effettuare chiamate utilizzando un provider di servizi VoIP. I dipendenti possono utilizzare questi telefoni sia in ufficio che a casa, se lavorano in remoto.

Cuffie VoIP

Un'altra apparecchiatura opzionale per il sistema telefonico aziendale VoIP è la cuffia. Con le cuffie, i dipendenti possono parlare comodamente senza dover tenere in mano un telefono o affidarsi all'audio del computer.

FAQ sui sistemi telefonici VoIP per aziende

Q: Posso utilizzare il mio telefono esistente con il VoIP?

A: Sì, è possibile utilizzare il telefono esistente con il VoIP utilizzando un adattatore telefonico analogico (ATA), che può adattare i telefoni esistenti con più funzioni e capacità. In molti casi, può essere più auspicabile utilizzare un telefono VoIP grazie alla sua funzionalità nativa per lavorare con i servizi VoIP.

Q: Posso liberarmi della mia linea fissa?

A: Per la maggior parte dei provider, è necessario il noleggio della linea per ricevere la banda larga, quindi non avete altra scelta che tenerla. Inoltre, se dovete chiamare numeri non disponibili tramite VoIP o utilizzare funzioni disponibili solo sui telefoni fissi, vale la pena tenere un telefono fisso come riserva.

Q: Ho bisogno di un modem o un router speciale per effettuare chiamate VoIP?

A: No, non è necessario acquistare un nuovo modem o router per un sistema telefonico aziendale VoIP. Una volta scaricata l'applicazione VoIP sul dispositivo, è possibile effettuare e ricevere chiamate da quel dispositivo. Tuttavia, se la connessione Internet della vostra azienda non è abbastanza forte, potreste prendere in considerazione l'idea di aggiornarla per assicurarvi di avere una larghezza di banda sufficiente.

Q: Quanto costa un sistema telefonico VoIP?
A: Un sistema telefonico VoIP per aziende costa normalmente tra i 20 e i 40 dollari al mese per linea. A seconda del numero di utenti, dell'impegno e delle funzioni, i costi potrebbero essere inferiori o superiori. Un telefono IP decente parte da 70 dollari. Il costo totale di un sistema telefonico VoIP per le aziende deve tener conto di telefoni, accessori, servizi e qualsiasi costo di installazione una tantum.