Guida completa alle soluzioni di videoconferenza

Soluzioni di videoconferenza di alta qualità sono essenziali per ogni azienda moderna. Che si tratti di gestire un'azienda locale con clienti globali, di avere dipendenti remoti che si collegano con colleghi locali o semplicemente di condividere alcuni contenuti specifici sugli schermi durante riunioni one-site, la videoconferenza è sicuramente una necessità.

Quattro elementi indispensabili nelle soluzioni di videoconferenza

L'apparecchiatura usata in sala deve soddisfare le esigenze di avvio di videoconferenza, tra cui una videocamera per videoconferenza HD e un audio chiaro e con riduzione del rumore per garantire che tutti i partecipanti al tavolo di riunione possano essere visti e ascoltati dall'inizio alla fine della conferenza visiva.

In questo caso, il primo passo è la scelta dell'attrezzatura giusta. Piuttosto di entrare nei dettagli dell'hardware e del software specifici necessari per le soluzioni di videoconferenza, ci limiteremo ad elencare alcuni strumenti fondamentali. Ecco di cosa avete bisogno.

Schermi multipli

L'elemento "video" è indispensabile per una videoconferenza. Il display giusto per la vostra prossima videoconferenza in sede vi garantirà un'esperienza professionale più piacevole e di grande impatto. Può trattarsi di un computer portatile, di un monitor da tavolo o di uno schermo televisivo. Come scegliere i display per le vostre videoconferenze, ecco alcuni fattori da considerare.

• Dimensioni del display

• Tipo di display: Display a cristalli liquidi (LCD), Diodo ad emissione di luce (LED) o proiettore

• Altezza di montaggio

Le dimensioni, l'altezza o il tipo di schermo da scegliere dipendono dalle dimensioni della sala di videoconferenza. Di solito, più grande è la sala, più grande deve essere lo schermo.

Videocamera per conferenze ad alta risoluzione

Per organizzare una videoconferenza di alta qualità, tutti i dettagli, compresi le espressioni facciali e il linguaggio del corpo, sono fondamentali per mettere in risalto le interazioni faccia a faccia nella vita reale e online.

• Alta definizione: La risoluzione è essenziale nella scelta di una videocamera per conferenze, poiché è il requisito fondamentale per ottenere una visione chiara.

• Grandangolo: Se dovete mostrare una presentazione su una lavagna o un gruppo di persone sedute intorno al tavolo della conferenza, è meglio scegliere una telecamera per conferenze con un campo visivo di almeno 90°.

• Correzione della luce: Ci sono circostanze in cui, indipendentemente dal numero di luci installate, si possono verificare problemi di scarsa illuminazione se le lampade non sono disposte correttamente. Una videocamera per conferenze con correzione automatica della luce vi permetterà di risolvere definitivamente questo problema.

Per soddisfare tutte queste esigenze, una videocamera per conferenze full HD 1080p con correzione automatica della luce e un ampio campo visivo è l'ideale, sia per una presentazione dall'aspetto professionale che per collaborazione in tempo reale.

Sistema audio - Altoparlanti e microfoni

Un buon sistema audio è un punto chiave in una videoconferenza. Non è desiderabile che la propria voce non venga sentita dagli altri membri o che si crei rumore quando gli altri parlano. Di solito, l'hardware audio ha un design due-in-uno con altoparlanti e microfoni. Il sistema è dotato di più microfoni, puntati in direzioni diverse, in modo che più persone in una sala conferenze possano parlare senza che la qualità dell'audio si deteriori. La riduzione del rumore gioca un ruolo importante per un altoparlante, da tenere in considerazione quando si cerca un buon altoparlante.

Fortunatamente esistono videocamere per conferenze con microfono incorporato che rendono molto più semplice la configurazione della videoconferenza. Inoltre, i microfoni integrati sono in grado di captare l'audio nel raggio di diversi metri con riduzione del rumore.

Connessione internet (Wi-Fi) stabile

Una rete lenta per le videoconferenze è come un processore di computer lento: può causare ritardi o interruzioni della riunione video. Per supportare un'esperienza di videoconferenza ottimale, è necessario disporre di reti stabili, veloci e con una larghezza di banda elevata.

Maggiore è la larghezza di banda, migliore è la qualità dell'immagine, soprattutto se si tratta di riunioni video HQ con una risoluzione di 1080p, che richiedono larghezze di banda superiori a 4 Mbp/s in upload e download.

Tre semplici passi per l'impostazione di una videoconferenza

Dopo aver acquistato tutte le attrezzature ideali per la vostra sala di videoconferenza, è il momento di configurarle per la vostra prima videoconferenza. Ecco tre semplici passaggi da seguire:

1. Impostare una rete stabile e ad alta larghezza di banda, quindi collegare il sistema video agli schermi.

2. Abbinare il sistema video alla piattaforma di videoconferenza scelta.

3. Effettuate una videoconferenza informale per testare la connessione al sistema.

I tre migliori consigli per la vostra prima videoconferenza

1. Testate la connessione audio, video e Wi-Fi prima della riunione.

Non c'è niente di peggio che perdere tempo a connettere l'app di videoconferenza con l'hardware lasciando gli altri partecipanti alla riunione ad aspettarvi. Per evitare che qualche problema vi impedisca di iniziare la riunione, è molto importante testare la configurazione in anticipo.

2. Disattivare il microfono al momento giusto.

Una delle domande più frequenti è quando usare il tasto mute. Magari potreste trovare gradevole il vostro rumore di fondo, che potrebbe essere quello della macchina del caffè, dei vostri figli o dei vostri animali domestici, ma gli probabilmente è meno apprezzato dagli altri. Anche se avete un sistema audio a riduzione del rumore, non si può da escludere che un minimo rumore da parte vostra possa distrarre gli altri. Disattivare il microfono durante il turno degli altri aiuta a evitare interruzioni inconsapevoli, di cui forse non vi rendete conto.

3. Utilizzare immagini per coinvolgere pienamente i partecipanti remoti.

Le immagini sono un ottimo strumento per rendere la videoconferenza interessante e attraente. Utilizzate immagini condividendo le schermate con presentazioni PowerPoint, grafici, diagrammi, video o qualsiasi altra cosa per raggiungere collaborazione in tempo reale.

La comunicazione è più non verbale di quanto la maggior parte delle persone si renda conto. Con le immagini giuste e la migliore qualità video, tutto ciò che state cercando di comunicare sarà recepito più facilmente dagli altri partecipanti alla riunione.

Quali soluzioni di videoconferenza scegliere?

Non tutte le soluzioni di videoconferenza sono ugualmente adatte a voi. Con stanze di dimensioni e bughet diversi, la migliore soluzione è quella che si adatta al meglio a voi. Prima di finalizzare la configurazione della videoconferenza, è meglio esaminare le dimensioni della stanza, che si tratti di una huddle room, di una stanza piccola o di una stanza di medie dimensioni, insieme al budget a disposizione, per decidere le la migliore soluzione di videoconferenza.