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Come ottenere il successo delle videoconferenze?

Updated on ago 2, 2022
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Una crescita sorprendente: Le videoconferenze per le aziende

La videoconferenza (VC) è un settore emergente della comunicazione; le aziende di tutto il mondo hanno generalmente accolto con favore questo concetto. Secondo alcuni studi, il valore del mercato delle videoconferenze è di 3,4 miliardi di dollari con un tasso di crescita annuale composto del 9,2 per il 2018 fino al 2025. Tutti i segnali erano positivi e prevedevano un futuro stabile e sano per il VC.

L'era post-pandemica

Il settore delle videoconferenze aziendali ha registrato un'imprevedibile ascesa nel 2020 e si prevede che entro il 2026 raggiungerà quasi 50 miliardi di dollari. A causa della pandemia COVID-19, quasi tutto si è fermato e in questo periodo così cupo, la VC è venuta in soccorso per quanto riguarda la comunicazione.

Il lavoro da casa è diventato la nuova norma; la formazione online è una pratica di routine. La VC ha facilitato workshop, formazione, seminari, conferenze, discorsi politici, sermoni, ecc. La VC non è più solo un'opzione di emergenza, ma uno degli strumenti di comunicazione più importanti. È innegabile che la VC è qui per restare e continuerà a crescere in futuro.

Una tendenza inevitabile: Ampia adozione delle videoconferenze

La videoconferenza simula le riunioni faccia a faccia di due o più persone attraverso Internet. La globalizzazione ha portato allo sviluppo e alla crescita delle videoconferenze aziendali. I manager di importanti aziende hanno capito i vantaggi delle videoconferenze aziendali. I manager possono interagire, guidare e collaborare con i loro team in un'unica sala riunioni, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

Una soluzione di videoconferenza scelta con cura facilita la comunicazione con i venditori, i fornitori e i distributori senza dover viaggiare. Una scelta ponderata di una soluzione di videoconferenza aziendale migliora la collaborazione tra aziende, fornitori e venditori. Le soluzioni di videoconferenza aziendale sono state utili per la comunicazione in tutto il mondo, con conseguente riduzione delle tempistiche e catene di fornitura efficienti.

Come scegliere una soluzione VC adatta?

La videoconferenza è uno degli investimenti più sicuri e produttivi per qualsiasi azienda. Ogni azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni, ha bisogno di una soluzione di VC. Non sarebbe saggio pensare che una soluzione di VC sia adatta alle esigenze di ogni organizzazione. La scelta di una soluzione di videoconferenza adatta a qualsiasi azienda deve quindi essere premeditata.

FS Video Conference Room Solution

Una videoconferenza senza problemi: Garantire una comunicazione fluida

La latenza / il ritardo possono influire in modo significativo su una configurazione VC. Il ritardo è parte integrante di ogni configurazione VC, ma non deve aumentare al punto da rendere la comunicazione difficoltosa. Di solito, c'è un ritardo di millisecondi nella trasmissione audio/video e di 1-2 secondi nella condivisione dello schermo. L'investimento in una soluzione di videoconferenza a bassa latenza sarà molto utile a questo proposito.

Una videoconferenza sicura: Garantire la sicurezza delle informazioni

La privacy e la sicurezza sono parametri fondamentali da considerare nella scelta di una soluzione VC. Ogni azienda tiene in grande considerazione i propri contenuti e si preoccupa giustamente della loro protezione. Le domande che riguardano la privacy & la sicurezza di una soluzione VC includono

  • Come impedire l'accesso non autorizzato?

  • Quale tecnica di crittografia viene utilizzata per proteggere i dati?

  • La soluzione VC è stata sottoposta a un audit di sicurezza?

  • Sicurezza del cloud computing di VC

Semplici accorgimenti come l'applicazione di password forti per le riunioni e l'evitare di riutilizzare gli ID delle riunioni possono proteggere notevolmente la videoconferenza. Inoltre, le funzioni di sala d'attesa sono sempre utili. I link alle riunioni devono essere sempre bloccati e meglio non condividerli sui social media.

Una soluzione di videoconferenza soddisfacente: Soddisfare la domanda degli utenti

Le videoconferenze aziendali sono un requisito fondamentale per qualsiasi azienda in tutto il mondo, pertanto è fondamentale utilizzare una configurazione che sia facile da usare. La facilità d'uso è fondamentale per ottimizzare l'efficienza di una configurazione VC. Una configurazione VC è progettata per simulare una riunione faccia a faccia, pertanto è fondamentale che la trasmissione video/audio sia eccellente.

Una soluzione di risparmio VC: Riduzione dei costi di implementazione & operativi

Ogni soluzione VC ha il suo prezzo, quindi il budget e i requisiti dell'azienda devono essere presi in considerazione al momento dell'acquisto. I prezzi variano in base alle capacità delle telecamere, come la risoluzione 4k o 1080p, ecc. e alla loro area di copertura. Anche i sistemi di altoparlanti sono un fattore di prezzo importante.

Le soluzioni di videoconferenza basate sul cloud hanno avuto una grande diffusione. Le soluzioni standard affidabili per le aziende costano tra i 13 e i 20 dollari al mese. Tuttavia, è importante tenere sotto controllo i costi nascosti. Ad esempio, la funzione di chiamata audio consente agli utenti di partecipare a una conferenza tramite una linea telefonica standard.

Conclusione

Questi sono alcuni dei parametri che un'organizzazione deve considerare nella scelta di una soluzione di videoconferenza. In breve, una soluzione di videoconferenza aziendale adatta è quella che

  • Imita il più possibile l'ambiente di lavoro

  • Assicura una comunicazione fluida

  • Contribuisce ad aumentare l'efficienza aziendale

  • Garantisce la sicurezza dei dati

  • Si adatta al budget

Se si intende investire in una soluzione di videoconferenza, ci sono altri fattori da considerare. Verificate le domande che seguono:

Fattori Questioni
Partecipanti Numero massimo di utenti in un VC
Utenti ospiti Gli utenti ospiti possono partecipare a un VC? Se sì, come?
Condivisione di file La condivisione di file è consentita? Se sì, quali tipi di file possono essere condivisi?
Condivisione dello schermo La condivisione dello schermo è consentita o no? È possibile condividere l'applicazione in esecuzione? I partecipanti possono ascoltare l'audio condiviso?
Annotazioni e lavagna È possibile per i partecipanti annotare su uno schermo condiviso? È disponibile una lavagna bianca? Se sì, come può essere utilizzata?
Registrazione È possibile registrare l'intera videoconferenza? Tutti i partecipanti possono registrare la conferenza?
Chat È possibile per i partecipanti inviarsi messaggi a vicenda?
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